Schulungsvideo zum Cutover Template (40 Minuten)

In diesem 40‑minütigen Training zeigt Dr. Tortuga ich Schritt für Schritt, wie das Cutover Template verwendet wird – von der Planung über die Vorbereitung bis zur Durchführung eines kompletten Cutovers. Das Video erklärt alle Felder und Spalten des Templates im Detail und zeigt anhand praktischer Beispiele, wie das Template in realen Projekten eingesetzt wird.

Was ist ein Cutover-Template?

Die Cutover-Vorlage oder das Cutover-Template ist ein vordefiniertes Layout für den Cutover-Zeitplan und legt die Struktur fest, in der alle technischen und betrieblichen Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Go-Live dokumentiert werden. Während der Cutover-Zeitplan die chronologische Abfolge der Aktivitäten beschreibt und somit den Kern der Cutover-Vorbereitung bildet, konzentriert sich die Vorlage ausschließlich auf Form und Format der Dokumentation. Sie legt fest, wie Aktivitäten dokumentiert, zugewiesen und dargestellt werden, um eine einheitliche Grundlage für die Ressourcenzuweisung, Koordination und Eskalationslogik zu schaffen.

Was ist der Unterschied zwischen einem Cutover-Plan bzw. Cutover-Zeitplan zu einem Projektplan?

Detailierungsgrad eines Cutover-Zeitplans

Im Gegensatz zum umfassenden Cutover-Plan, der auch Governance-Aspekte, Rollen und Risikominderung abdeckt, ist die Vorlage rein prozessorientiert. Bevor die Cutover-Aktivitäten tatsächlich dokumentiert werden, muss die Vorlage mit allen Beteiligten abgestimmt und formell genehmigt werden. Dies stellt sicher, dass die Planung konsistent ist, Verantwortlichkeiten klar dokumentiert sind und die anschließende Umsetzung in einem auditkonformen Umfeld nachvollziehbar ist.

Ein Cutover-Zeitplan unterscheidet sich grundlegend von einem herkömmlichen Projektzeitplan. Während ein Projektzeitplan in Der Regel auf Tages- oder Wochenbasis erstellt wird und von einem 8-Stunden-Arbeitstag ausgeht, basiert ein Cutover-Zeitplan häufig auf einem 24-Stunden-Kalender. Er berücksichtigt zudem Aktivitäten in der Nacht und am Wochenende, da die Inbetriebnahme oft außerhalb der normalen Geschäftszeiten stattfindet.

Der Detaillierungsgrad des Cutover-Zeitplans ist bewusst begrenzt:

In der Regel werden drei bis maximal vier Ebenen verwendet

Ebene 1 – Strategische Ebene (Release-Strategie / Streamline)

Ebene 2 – Strukturelle Ebene (Bausteine)

Ebene 3 – Operative Ebene (detaillierte Aktivitäten)

Ebene 4 – nur in Ausnahmefällen

Ebene 3 listet die einzelnen Aktivitäten auf. Nur wenn es absolut notwendig ist, werden in bestimmten Fällen Unteraktivitäten auf einer vierten Ebene verwendet. Auf Ebene 3 werden diese dann farblich hervorgehoben, sodass nicht übersehen werden kann, dass es hier noch Unteraktivitäten gibt. Diese Vereinfachung dient der Verbesserung der Übersichtlichkeit und der operativen Handhabbarkeit. Im Gegensatz dazu lässt ein traditioneller Projektplan eine Struktur beliebiger Tiefe zu, oft mit komplexen Projektstrukturplänen (WBS) und umfangreichen Unteraufgaben.

Spaltenstruktur eines Cutover-Zeitplans

Auch die Spaltenstruktur unterscheidet sich erheblich. Der Cutover-Plan konzentriert sich auf Zeitfenster, Aktivitätsbeschreibungen, verantwortliche Rollen, Ausweichoptionen und den Status. Governance-Elemente wie Genehmigungsworkflows oder Eskalationslogik sind ein integraler Bestandteil davon. Ein Projektzeitplan hingegen umfasst in der Regel Aufgaben, Start- und Endtermine, Ressourcen, Abhängigkeiten und Fortschrittsindikatoren – mit Schwerpunkt auf Budget, Lieferergebnissen und der Verfolgung von Meilensteinen.

Visuell wird der Cutover-Zeitplan in der Regel als lineare Abfolge-Matrix oder ein Gantt-Diagramm mit Zeitblöcken dargestellt. Er wird oft nahezu in Echtzeit aktualisiert, da sich die Betriebsbedingungen kurzfristig ändern können. Der Projektzeitplan hingegen ist stabiler und wird in längeren Intervallen aktualisiert.

Obwohl Tools wie MS Project für beide Zeitpläne verwendet werden können, erfordert der Cutover-Zeitplan methodische Anpassungen: beispielsweise durch eine spezifische Kalenderlogik, einen reduzierten Detaillierungsgrad sowie eine andere Filter- und Visualisierungsstrategie. Dies macht deutlich, dass der Cutover-Zeitplan keine vereinfachte Version des Projektzeitplans ist, sondern vielmehr ein eigenständiges Management-Tool für die operative Inbetriebnahme. Es ist unerlässlich, eine Vermischung der beiden zu vermeiden!

Die Cutover-Vorlage spielt eine zentrale Rolle in der Go-Live-Strategie. Sie definiert die Struktur, die zur Planung, Visualisierung und Steuerung von Cutover-Aktivitäten verwendet wird – typischerweise in MS Project oder einem vergleichbaren Tool.
Die einzelnen Spalten der Vorlage spiegeln die methodische Logik wider, mit der technische Aufgaben, Rollenverantwortlichkeiten, Zeitfenster und Fallback-Optionen abgebildet werden. Im Gegensatz zu einem herkömmlichen Projektplan konzentriert sich die Cutover-Vorlage auf den operativen Go-Live und verwendet einen reduzierten Detaillierungsgrad der Planung sowie einen 24-Stunden-Kalender.
Idealerweise wird die Vorlage im Rahmen eines eigens dafür vorgesehenen Workshops erstellt, in dem die Struktur mit den relevanten Stakeholdern abgestimmt wird. Dabei werden nicht nur die Spalten – z. B. Aufgabenbeschreibung, Start-/Endzeit, verantwortliche Rolle, Status, Fallback – definiert, sondern auch die Filterlogik, die Gruppierung und die Visualisierungsregeln. Die Vorlage dient anschließend als Grundlage für den Cutover-Zeitplan und ist in die Gesamtstrategie eingebettet: Sie vereint Szenariologik, Ressourcenmanagement und Governance-Anforderungen zu einem konsistenten Prozessmodell. Die Cutover-Vorlage legt fest, wie Cutover-Aktivitäten strukturiert und dokumentiert werden – sowohl inhaltlich als auch zeitlich.

Das Cutover Template ist in zwei Versionen verfügbar. Normal und extended. Die extended Version enthält mehr charakterisierende Spalten aus der ChGM™ (Change Governance Matrix) und SFAM™ (Functional Assignment Matrix for SAP®).

Beide Versionen sind in allen drei Lizenzmodellen erhältlich.

1. Basic Edition (Single-User / Single-Project):
Valid for one (1) named user on one (1) specific IT project. Redistribution or use across multiple clients/projects is strictly prohibited.

2. Extended Edition (Multi-User / Single-Project):
Valid for the entire project team within one (1) specific IT project. The template may be shared freely among the project members of this specific deployment.

3. Enterprise & Consulting License (Multi-Project):
Required for freelance consultants, consulting firms, or enterprises utilizing the templates across multiple clients, deployments, or separate projects.