Video de capacitación sobre la plantilla de transición (SAP Cutover) (40 minutos)

En esta capacitación de 40 minutos, el Dr. Tortuga muestra paso a paso cómo se utiliza la plantilla de transición (SAP cutover), desde la planificación y la preparación hasta la ejecución de una transición completa (SAP cutover). El video explica en detalle todos los campos y columnas de la plantilla y muestra, con ejemplos prácticos, cómo se utiliza la plantilla en proyectos reales.

¿Qué es una plantilla de cutover (cutover template)?

La plantilla de cutover (cutover template) es un diseño predefinido para el cronograma de cutover y establece la estructura en la que se documentan todas las actividades técnicas y operativas relacionadas con la puesta en marcha. Mientras que el cronograma de la transición describe la secuencia cronológica de las actividades y, por lo tanto, constituye el núcleo de la preparación de la transición, la plantilla se enfoca exclusivamente en la forma y el formato de la documentación. Establece cómo se documentan, asignan y presentan las actividades para crear una base uniforme para la asignación de recursos, la coordinación y la lógica de escalamiento.

¿Cuál es la diferencia entre un plan de transición o un cronograma de transición y un plan de proyecto?

Nivel de detalle de un cronograma de transición

A diferencia del plan de transición (cutover plan) integral, que también abarca aspectos de gobernanza, roles y mitigación de riesgos, la plantilla está orientada exclusivamente a los procesos. Antes de documentar efectivamente las actividades de transición, la plantilla debe coordinarse con todas las partes involucradas y ser aprobada formalmente. Esto garantiza que la planificación sea coherente, que las responsabilidades estén claramente documentadas y que la implementación posterior sea trazable en un entorno que cumpla con los requisitos de auditoría.

Un calendario de transición (cutover schedule) difiere fundamentalmente de un calendario de proyecto convencional. Mientras que un calendario de proyecto por lo general se elabora en términos diarios o semanales y parte de una jornada laboral de 8 horas, un calendario de transición suele basarse en un calendario de 24 horas. Además, toma en cuenta las actividades nocturnas y de fin de semana, ya que la puesta en marcha a menudo se lleva a cabo fuera del horario laboral habitual.

El nivel de detalle del cronograma de transición (cutover schedule) se limita deliberadamente:

Por lo general, se utilizan de tres a un máximo de cuatro niveles

Nivel 1 – Nivel estratégico (estrategia de lanzamiento / optimización)

Nivel 2 – Nivel estructural (módulos)

Nivel 3 – Nivel operativo (actividades detalladas)

Nivel 4 – solo en casos excepcionales

Nivel 3 enumera las actividades individuales. Solo cuando es absolutamente necesario, en ciertos casos se utilizan subactividades en un cuarto nivel. En el nivel 3, estas se resaltan con color para que no pase desapercibido que aún hay subactividades. Esta simplificación sirve para mejorar la claridad y la manejabilidad operativa. Por el contrario, un plan de proyecto tradicional permite una estructura de profundidad arbitraria, a menudo con planes de estructura del proyecto (WBS) complejos y subtareas extensas.

Estructura de columnas de un cronograma de transición (cutover schedule)

La estructura de columnas también difiere considerablemente. El plan de transición se enfoca en los plazos, las descripciones de las actividades, los roles responsables, las opciones alternativas y el estado. Los elementos de gobernanza, como los flujos de trabajo de aprobación o la lógica de escalamiento, son parte integral de este. Por el contrario, un cronograma de proyecto suele incluir tareas, fechas de inicio y finalización, recursos, dependencias e indicadores de progreso, con énfasis en el presupuesto, los resultados de entrega y el seguimiento de hitos.

Visualmente, el cronograma de transición suele representarse como una matriz de secuencia lineal o un diagrama de Gantt con bloques de tiempo. A menudo se actualiza casi en tiempo real, ya que las condiciones operativas pueden cambiar a corto plazo. El cronograma del proyecto, por el contrario, es más estable y se actualiza en intervalos más largos.

Aunque se pueden utilizar herramientas como MS Project para ambos cronogramas, el cronograma de transición requiere ajustes metodológicos: por ejemplo, mediante una lógica de calendario específica, un nivel de detalle reducido y una estrategia diferente de filtrado y visualización. Esto deja en claro que el cronograma de transición no es una versión simplificada del cronograma del proyecto, sino más bien una herramienta de gestión independiente para la puesta en marcha operativa. ¡Es imprescindible evitar mezclar ambos!

La plantilla de transición desempeña un papel central en la estrategia de puesta en marcha. Define la estructura que se utiliza para planificar, visualizar y controlar las actividades de transición (cutover activities) —por lo general, en MS Project o una herramienta similar—.

Las distintas columnas de la plantilla reflejan la lógica metodológica con la que se representan las tareas técnicas, las responsabilidades de los roles, los plazos y las opciones de respaldo. A diferencia de un plan de proyecto convencional, la plantilla de transición se enfoca en la puesta en marcha operativa y utiliza un nivel de detalle reducido en la planificación, así como un calendario de 24 horas.

Lo ideal es que la plantilla se elabore en el marco de un taller dedicado específicamente a ello, en el que se coordine la estructura con las partes interesadas relevantes. En este proceso, no solo se definen las columnas —por ejemplo, descripción de la tarea, hora de inicio/fin, rol responsable, estado, plan de contingencia—, sino también la lógica de filtrado, la agrupación y las reglas de visualización. La plantilla sirve posteriormente como base para el cronograma de la transición y está integrada en la estrategia general: combina la lógica de escenarios, la gestión de recursos y los requisitos de gobernanza en un modelo de proceso coherente. La plantilla de transición establece cómo se estructuran y documentan las actividades de transición, tanto en cuanto al contenido como al tiempo.

La plantilla de transición (cutover schedule) está disponible en dos versiones: normal y extendida. La versión extendida incluye más columnas características de la ChGM™ (Matriz de gobernanza del cambio) y la SFAM™ (Matriz de asignación funcional para SAP®).

Ambas versiones están disponibles en los tres modelos de licencia.

1. Edición básica (un usuario / un proyecto):

Válida para un (1) usuario designado en un (1) proyecto de TI específico. Queda estrictamente prohibida la redistribución o el uso en múltiples clientes o proyectos.

2. Edición extendida (multiusuario / un proyecto):

Válida para todo el equipo de proyecto dentro de un (1) proyecto de TI específico. La plantilla puede compartirse libremente entre los miembros del proyecto de esta implementación específica.

3. Licencia empresarial y de consultoría (multiproyecto):

Requerida para consultores independientes, empresas de consultoría o empresas que utilicen las plantillas en múltiples clientes, implementaciones o proyectos independientes.